Divisi produksi dan Keuangan dalam Event Gerymagination(Strategi Peningkatan Awareness ProdukGery Pasta dan Gery Meses)

Abstract

RINGKASAN EKSEKUTIF GarudaFood Grup adalah perusahaan makanan dan minuman subordinasi PT Tudung Group yang berdiri di Pati, Jawa Tengah. Pada awal 1987, perusahaan ini mulai menjual produk kacang produksinya menggunakan merek Kacang Garing Garuda, yang dikenal sebagai Kacang Garuda. Dalam kurun waktu sepuluh tahun, produk GarudaFood telah merambah pada beragam jenis produk lain seperti aneka biskuit, makanan ringan, wafer, permen, minuman berjeli, dan basic food. Perusahaan yang telah berdiri selama seperempat abad ini pun telah menorehkan berbagai prestasi dari aneka produk yang dimilikinya. Meski begitu, GarudaFood terus berupaya melakukan inovasi serta promosi produk pada masyarakat karena persaingan dalam industri makanan dan minuman ini sangat ketat. Gery merupakan salah satu inovasi produk GarudaFood yang terkonsentrasi pada biskuit dan aneka olahan coklat yang telah memiliki dua puluh tujuh jenis produk, diantaranya adalah Gery Pasta dan Gery Meses. Menyadari bahwa dua jenis produk ini telah eksis di pasaran dengan merek lain, GarudaFood kini sedang berupaya meningkatkan awaraness kedua produk ini pada masyarakat, khususnya anak-anak. Event Gerymagination merupakan kegiatan komunikasi pemasaran terpadu yang dilakukan GarudaFood yang bertujuan meningkatkan awareness pada target audience yang disertai dengan aktivitas direct marketing. Event Gerymagination terdiri dari serangkaian kegiatan yang mewakili slogan Aktif, Kreatif, dan Imajinatif seperti lomba menggambar dan mewarnai terpanjang, lomba foto, games, dan performance ekstrakurikuler yang ditujukan bagi siswa sepuluh sekolah dasar kelas 1 s.d. 5 SD di wilayah Tembalang dan Banyumanik yang dilakukan secara serentak. Seluruh jenis kegiatan yang ada dalam event ini merupakan sarana mencapai tujuan yang hendak dicapai. Manager Produksi dan Keuangan dalam event Gerymagination bertanggung jawab terhadap berbagai kebutuhan event, seperti kesekretariatan, publikasi, kertas gambar dan mewarnai, stage dan sound, backdrop foto dan stage, kupon, hadiah, trophy, kebutuhan game, kebutuhan talent, serta konsumsi. Semua kebutuhan tersebut terangkum dalam anggaran event yang disusun oleh manajer Produksi dan Keuangan. EXECUTIVE SUMMARY GarudaFood Group is a food and beverage company subordinated to Tudung Group PT standing in Pati, Central Java. In early 1987, the company began selling peanut production using Crunchy Nut brand Garuda, Garuda known as Peanut. Within ten years, the product has penetrated GarudaFood on various types of products such as a variety of biscuits, snacks, wafers, candy, jelly drink, and basic food. The company has stood for a quarter century has also chalked the achievements of its various products. Even so, GarudaFood continues to innovate as well as promotional products to the public because of competition in the food and beverage industry is very tight. Gery is one GarudaFood product innovations are concentrated in various processed biscuits and chocolate which has twenty-seven types of products, such as pasta and Gery Gery Meses. Realizing that the two types of products existed in the market with other brands, is now working to improve GarudaFood awaraness two products in the community, especially children. Gerymagination Event is an integrated marketing communication activities conducted GarudaFood aimed at increasing awareness in the target audience, along with direct marketing activities. Gerymagination event consists of a series of activities that represent the slogan Active, Creative and Imaginative as drawing and coloring longest, photo contest, games and extracurricular performance are intended for elementary school students ten grade 1 to 5 th in the Tembalang and Banyumanik are conducted simultaneously. All types of activities in this event is a means to an end to be achieved. Production and Finance manager in the event Gerymagination responsible for the various needs of the event, such as secretarial, publications, paper and coloring pictures, stage and sound, and stage backdrop photos, coupons, gifts, trophies, game requirements, needs talent, as well as consumption. All requirements are summarized in the event that the budget prepared by the manager of Production and Finance. BAB I PENDAHULUAN PT Garuda Food mendirikan divisi biskuit pada tahun 1997 sebagai awal munculnya merk Gery. Dari situ kemudian bermunculan produk-produk yang bermerk Gery, seperti wafer dan produk inovasi coklat lainnya salah satunya Gery Pasta dan Gery Meses (www.garudafood.com). PT Mayora melalui produknya Choki-Choki, mengklaim bahwa Choki-Choki merupakan pioneer produk coklat pasta (www.mayora.com). Oleh karena itu, Gery Pasta merasa belum bisa menanamkan dengan baik produk tersebut di benak target audiens. Melihat fenomena tersebut, Gery Pasta melakukan berbagai kegiatan promosi, salah satunya event untuk meningkatkan awareness target audiens. Hal ini juga berlaku pada produk Gery Meses yang juga kalah pamor dengan produk Ceres. Kedua hal tersebut dibuktikan dengan hasil angket yang mengatakan bahwa dibenak target audience Choki-Choki dan Ceres merupakan produk yang identik dengan coklat pasta dan meses. Berdasarkan angket yang telah disebar di wilayah Tembalang dan Banyumanik Semarang pada 60 responden, didapatkan hasil sebanyak 45% menyebutkan Gery Pasta pada urutan kedua dan 10% menyebutkan Gery Pasta pada ketiga yang mereka ingat. Sedangkan, produk kompetitor (Choki-Choki) lebih unggul sebanyak 90%. Bagi produk meses, sebanyak 85% menyebutkan merk Ceres pada urutan pertama yang mereka ingat. Pada merk Gery Meses sebanyak 20% menyebutkan merk tersebut pada urutan kedua yang mereka ingat. Berdasarkan riset wawancara diperoleh hasil bahwa sebagian besar target audience mengetahui coklat pasta. Coklat pasta yang berada dalam benak mereka adalah Choki-Choki, target audience lebih menyukai Choki-Choki jika dibandingkan dengan Gery Pasta yang menyebutkan Gery Pasta dalam pilihan kedua dan ketiga mereka. Dalam benak target audience, coklat pasta identik dengan Choki-Choki. Hal ini sekaligus membuktikan bahwa mereka kurang aware terhadap Gery Pasta. Untuk produk meses, target audience telah akrab dengan produk ini sebelumnya, yang dibuktikan dengan hasil riset sebanyak 50% responden mengetahui produk ini melalui iklan. Selain itu, sebanyak 10% responden menyebutkan bahwa ibu mereka merupakan buyer produk ini sedangkan mereka menjadi usernya. Sebanyak 85% responden menyebutkan Ceres sebagai produk yang mereka ingat dan mereka suka. Gery Meses menempati urutan kedua sebagai produk yang responden ingat dengan persentase sebanyak 10%. Urutan selanjutnya ditempati oleh merek lain seperti Bella, Ritz, dan Tulip. Denga perbandingan data di atas, dapat disimpulkan bahwa target audience belum aware dengan produk Gery Meses. Demi menjawab permasalahan tersebut, kami selaku tim karya bidang menyelenggarakan event lomba mewarnai terpanjang serentak 10 sekolah adalah untuk meningkatkan awareness dengan melakukan brand activation pada target audiens target audience yang berusia 6-12 tahun (1-5 SD) produk Gery Pasta dan Gery Meses. Pada action, kami juga menyertakan direct marketing karena memang kenyataannya, untuk produk-produk impulse dan very low involvement seperti permen, awareness sangat dekat dengan pembelian. Dalam hal tujuan marketing jangka pendek telah tercapai, awareness meningkat diikuti dengan penjualan (Agung, 2003:153). Konsep yang kami rancang dalam event “Gerymagination” ini bertema imajinasi. Tema tersebut akan kami gunakan dalam rangkaian kegiatan dalam event ini. Imajinasi merupakan sebuah tema yang cukup unik dan cocok untuk target audience produk Gery Pasta dan Gery Messes. Tema imajinasi dipilih karena imajiansi dapat merangsang target audience untuk melatih dirinya menjadi anak yang kreatif pada usia dini. Dan dalam event “Gerymagination” ini kami ingin mengajak target audience untuk berlomba kreatif. Lomba dalam event tersebut diantaranya lomba mewarnai dan menggambar terpanjang dilakukan serentak di 10 sekolah dasar di wilayah Tembalang dan Banyumanik Semarang dengan total peserta 1500 dari 10 sekolah. Disusul lomba fotogenik di stand foto Gery yang disediakan di masing-masing sekolah pada saat event berlangsung. Kemudian diadakan games kekompakan menyusun huruf “ I <3 Gery Pasta” dan “ I <3 Gery Meses” (dibaca : I love Gery Pasta dan I love Gery Meses) yang terdiri dari enam kelompok yang bertujuan untuk menyemarakkan acara sekaligus membuka peluang bagi para siswa untuk lebih berpartisipasi dalam event ini. Terakhir, terdapat performance ekstrakurikuler dimana masing-masing sekolah dapat menampilkan bakat siswanya dalam bidang non akademik baik secara perorangan maupun secara kelompok. Hal ini merupakan ajang untuk menggali kreativitas serta menyentuh insight mereka yang aktif dibidang olahraga dan kreatif dibidang kesenian sesuai dengan tema kami “Gerymagination”. BAB II GAMBARAN UMUM PT GARUDA FOOD DAN PERANAN DIVISI PRODUKSI DAN KEUANGAN GarudaFood Grup adalah perusahaan makanan dan minuman subordinasi PT Tudung Group yang berdiri di Pati, Jawa Tengah. Pada awal 1987, perusahaan ini mulai menjual produk kacang produksinya menggunakan merek Kacang Garing Garuda, yang dikenal sebagai Kacang Garuda. Dalam sepuluh tahun, satu jenis produk berkembang menjadi delapan puluhan jenis produk yang bahkan telah merambah pasar internasional. Jika dulu produk GarudaFood hanya sebatas kacang, kini GarudaFood yang memayungi sembilan anak perusahaan telah memproduksi aneka produk seperti biskuit, makanan ringan, wafer, permen, minuman berjeli, dan basic food (www.garudafood.com). PT GarudaFood Jaya (GFJ) didirikan pada Desember 1997 yang menjadi cikal bakal divisi biskuit yang memproduksi biskuit bermerek Gery. Pengembangan produk Gery kemudian terkonsentrasi pada biskuit dan aneka olahan coklat. Gery memiliki dua puluh tujuh produk, beberapa diantaranya adalah Gery Waferlatos, Gery Salut, Gery Chocolatos, Gery Chocolate, Gery Pasta, Gery Toya-Toya, dan Gery Meses. Produk-produk tersebut berhasil mendapatkan penghargaan Top Brand Award 2010 pada tanggal 18 Februari 2011. Produk-produk Gery tersebut adalah Gery Chocolatos untuk kategori wafer stick, Gery Salut untuk kategori wafer coklat dan Gery Toya-Toya untuk kategori snack extrude stick. Penghargaan tersebut diadakan oleh Marketing Magazine dan Frontier Consulting Group yang mencari brand-brand berkualitas (www.garudafood.com). Divisi produksi dan keuangan dalam event Gerymagination bekerja setelah konsep acara yang disusun oleh seorang program director selesai. Goldblatt dalam bukunya Special Events (2010: 263) menyebutkan bahwa setelah acara tersebut telah benar-benar dirancang dan direncanakan, elemen yang sekarang siap untuk dilaksanakan adalah produksi. Kebutuhan event menyesuaikan dengan konsep Gerymagination yang telah dirancang seperti adanya lomba menggambar dan mewarnai, loma fotogenik, games, ekstrakurikuler, dan kebutuhan lain yang mendukung jalannya event tersebut. Sesuai dengan kebutuhan dalam event, penyusunan anggaran adalah hal penting dalam sebuah desain acara. Tugas awal dalam hal keuangan adalah membuat anggaran serta jadwal pemasukan dan pengeluaran untuk selanjutnya melakukan penagihan dan menyisihkan pengeluaran pada pos waktu yang telah dijadwalkan (Beatrix: 36). Penentuan anggaran pada event dilakukan berdasarkan survey harga pada kebutuhan yang diperlukan dan vendor yang dapat memenuhinya. PT GarudaFood yang merupakan klien sekaligus sponsor utama event Gerymagination tidak menganggarkan jumlah dana khusus untuk digunakan dalam event. GarudaFood hanya akan melakukan koreksi pada rancangan dana yang kemudian didiskusikan kembali oleh tim Gerymagination. Selaku sponsor, GarudaFood pun memberikan perlengkapan yang mendukung event, seperti goodie bag yang terdiri dari tas compact, kaos, serta kipas yang keseluruhan berlogo Gery Pasta, Gery Meses, serta berlogo Garuda Food bagi para pemenang games, kaos panitia dan MC, serta umbul-umbul di lokasi event. BAB III PELAKSANAAN MANAJER PRODUKSI DAN KEUANGAN DALAM EVENT GERYMAGINATION Pra event merupakan tahap sebelum pelaksanaan event. Pada tahap pra event Gerymagination, empat divisi yang terdiri dari program director, marketing dan public relation, sponsorship, serta produksi dan keuangan bertanggung jawab terhadap perannya masing-masing, seperti manajer produksi dan keuangan dalam melakukan publikasi atas lima sekolah dasar, loading in produk Gery, mendata kebutuhan event, survey lokasi dan penentuan sekolah pusat event, Survey vendor, pemesanan dan melengkapi serta mengontrol kebutuhan lainnya. Pelaksanaan event merupakan realisasi dari seluruh persiapan yang telah dilakukan sebelumnya oleh empat divisi dalam event Gerymagination. Setiap divisi memiliki tanggung jawab dan perannya masing-masing yang kesemuanya mendukung proses berjalannya event. Tim tidak bekerja sendiri, akan tetapi ada sejumlah panitia dan talent yang turut bekerjasama. Karenanya, demi kelancaraan acara, tim melakukan technical meeting guna memberikan intruksi terakhir pada dua hari menjelang event. Kegiatan divisi produksi saat event antara lain berkoordinasi dengan seksi acara, divisi sponsorship, dan vendor; menangani kebutuhan konsumsi; mempersiapkan hadiah dan trophy; serta menjadi penanggung jawab performance ekstrakurikuler. Pada tahap pasca event, divisi produksi dan keuangan beserta divisi lain melakukan evaluasi kegiatan dan membuat laporan pertanggungjawaban atas kegiatan yang telah dilaksanakan. Para talent dan panitia pun mendapatkan haknya karena telah mendukung jalannya event Gerymagination ini. Sebagai penanggung jawab keuangan, manajer produksi dan keuangan bertugas membuat susunan dana yang telah dikeluarkan dalam event. Kegiatan pasca event yang dilaksanakan oleh divisi produksi dan keuangan adalah loading out perlengkapan event, pemberian hak bagi para talent, serta controlling dan evaluasi. Setelah event berlangsung, seluruh divisi melakukan controlling yang bertujuan untuk melihat bagaimana impact event Gerymagination. Controlling dilakukan tiga minggu setelah event dengan menyebarkan angket yang sama seperti pada pra event ke beberapa siswa sekolah dasar yang menjadi peserta. Melalui kegiatan ini, tim dapat melihat tingkat awareness target audience pada pra dan pasca event dalam jangka waktu yang tidak berdekatan. Berdasarkan hasil controlling yang menunjukkan tingkat awareness target audience pada pra dan pasca event, tim kemudian melakukan evaluasi. Tim mengevaluasi jalannya event sesuai rundown, menanyakan pendapat para guru koordinator sekolah, talent, dan sponsor mengenai kepuasannya terhadap acara dan kinerja tim dalam event. Selain itu, tim pun memantau publikasi event yang dimuat di media cetak, elektronik, maupun interaktif media. BAB IV ANALISIS PELAKSANAAN DIVISI PRODUKSI DAN KEUANGAN DALAM EVENT MARKETING GERYMAGINATION Salah satu cara yang ampuh dalam menyampaikan pesan sebuah brand adalah dengan mengajak customer dan potential customer untuk terlibat dalam sebuah event yang diselenggarakan perusahaan. Seperti yang dilakukan oleh perusahaan yang bergerak dalam industri makanan dan minuman, PT GarudaFood, yang menggunakan beberapa event untuk mempromosikan produknya. Salah satu event tersebut adalah Event Gerymagination yang diselenggarakan pada 20 Juni 2012 lalu serentak di sepuluh sekolah di wilayah Tembalang dan Banyumanik Semarang. Event yang dikemas dengan membawa tema aktif, kreatif, dan imajinatif ini diwujudkan dengan keterlibatan anak-anak sekolah dasar usia 6 s.d 12 tahun dalam rangkaian kegiatan event Gerymagination. Melalui serangkaian kegiatan dalam Event Gerymagination, anak-anak diharapkan mendapatkan pengalaman yang mampu meningkatkan awareness mereka terhadap dua produk PT GarudaFood yang sedang dipromosikan, yakni Gery Pasta dan Gery Meses. Adanya event seperti Event Gerymagination dianggap mampu meningkatkan awareness target audiencenya bukannya tanpa alasan. Berdasarkan hasil riset PPM Riset Manajemen pada Mei 2008 dengan mewawancara 41 Marketing Manager dari berbagai perusahaan di Jakarta, penggunaan event marketing bagi mereka ternyata bukan hal baru. Sebanyak 95% perusahaan telah menggunakan event marketing dan 78%nya mengatakan bahwa event marketing dinilai efektif dalam kegiatan pemasaran. Dari jumlah tersebut diketahui sebanyak 17.1% perusahaan mengungkapkan bahwa event marketing dinilai efektif untuk meningkatkan awareness. Sedangkan sisanya, menyatakan bahwa event marketing dapat meningkatkan product image, sales, komunikasi sampai ke target market, hingga penambahan pelanggan baru (Paper seminar Event Marketing That Sells! oleh PPM Riset Manajemen pada 29 Mei 2008). Pada Event Gerymagination, bagian kerja manajer produksi dan keuangan dimulai dari mendukung perencanaan konsep untuk mewujudkan terlaksananya event seperti dijelaskan oleh Dr. Joe Goldblatt dalam bukunya Special Events,” Once the event has been thoroughly designed and planned, the elements are now ready to be implemented through on-site production” (Goldblatt, 2010: 263). Manajer produksi Gerymagination mengawali kerjanya dengan melihat kebutuhan event terkait dengan konsep yang telah dirancang oleh program director. Ia pun melakukan survey terhadap beberapa vendor yang dapat menyuplai beberapa jenis logistik event seperti panggung, sound, backdrop, sampai konsumsi. Manajer produksi bertugas mendukung tim kreatif dalam pengumpulan data yang diperlukan dalam pembuatan konsep sebuah event. Ia harus menguasai teknis acara dan perlengkapan pendukung misalnya, ukuran ideal panggung, tata suara yang diperlukan untuk event luar ruangan dengan kapasitas tertentu, mengurus perijinan, dan sebagainya (Yudhi, dkk, 2009: 29). Tanggung jawab manajer produksi atas perlengkapan atau logistik event yang berhubungan dengan berbagai vendor ini disusul dengan kegiatan menyusun anggaran event secara keseluruhan dalam perannya yang juga sebagai manajer keuangan. Produksi dan keuangan adalah dua hal yang sangat berkaitan, ini menjadi alasan mengapa keuangan juga digolongkan dalam tanggung jawab seorang manajer produksi. Goldblatt dalam Special Event mengatakan bahwa setiap elemen pada agenda produksi mempengaruhi secara finansial. Oleh karena itu, manajer produksi harus mencari cara terus-menerus untuk mengalokasikan sumber daya terbaik bagi event dengan cara yang paling efektif (Goldblatt, 2010: 266). BAB V PENUTUP Kegiatan brand activation melalui event Gerymagination ini memiliki target keberhasilan peningkatan awareness Gery Pasta sebanyak 30% dan 20% untuk Gery Meses. Event Gerymagination berhasil mencapai tujuan dengan tercapainya awareness produk Gery Pasta sebanyak 86,67% pada urutan pertama, dari sebelumnya 45% pada urutan kedua yang artinya mengalami peningkatan sebanyak 41,67%. Demikian pula dengan awareness produk Gery Meses yang meningkat sebanyak 71,67% dari sebelumnya yang hanya 10% disebutkan oleh target audience pada urutan kedua menjadi 81.67% menyebutkan Gery Meses pada urutan pertama. Sedangkan kegiatan direct marketing yang dilakukan tidak memiliki target khusus dalan pelaksanaannya. GarudaFood hanya menargetkan 1500 peserta pada event ini sekaligus membagikan sebanyak 1500 paket produk berisi Gery Pasta dan Gery Meses. Akan tetapi, pada event ini terjadi penambahan paket produk sebanyak 224 paket sehubungan dengan bertambahnya jumlah peserta menjadi 1724 peserta. Hasil evaluasi seusai pelaksanaan event diperoleh bahwa semua perlengkapan event seperti stage, sound, dan stand foto beserta backdrop dan umbul-umbul telah siap di lokasi pada satu hari sebelum event berlangsung. Dalam hal konsumsi, semua vendor yang bekerjasama dapat memenuhi permintaan tepat pada waktu yang telah disepakati. Hadiah berupa uang tunai, trophy, serta goodie bag dapat diserahkan pada yang berhak tepat pada waktu yang dijadwalkan. Kendala dalam event berasal dari pihak internal panitia. Tidak dipungkiri bahwa satu kendala dapat memicu kendala lainnya, kurangnya jumlah kertas gambar dan mewarnai dan terhambatnya distribusi peralatan games yang menyebabkan rundown bergeser.