PROGRAM INPUT DATA BERKAS BEASISWA DAN TEMU BALIK ELEKTRONIK MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL FOXPRO 9.0 PADA SUB BAGIAN KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS DIPONEGORO

Abstract

Setiap organisasi, baik yang berorientasi pada keuntungan maupun organisasi yang tidak berorientasi pada keuntungan dapat dipastikan mempunyai suatu unit khusus yang bertugas dalam bidang administrasi. Dengan kata lain setiap organisasi pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi yang pada akhirnya akan berhubungan dengan kegiatan kearsipan. Jadi kegiatan administrasi pada dasarnya adalah menghasilkan, menerima, mengolah dan menyimpan berbagai surat, laporan, formulir dan sebagainya ( Agus Sugiarto, 2005:2) Kegiatan organisasi memerlukan data dan informasi, yang salah satu sumber data tersebut adalah arsip. Dalam Undang-undang no.43 tahun 2009 tentang kearsipan pasal 1 disebutkan bahwa pengertian arsip adalah sebagai berikut : rekaman atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip merupakan informasi terekam dalam bentuk media apapun, yang diciptakan, diterima dan dikelola oleh suatu organisasi atau individu dalam rangka pelaksanaan kegiatan atau karena kewajiban legalnya. Arsip merupakan salah satu faktor yang menunjang kelancaran penyelenggaraan kegiatan di suatu instansi. Arsip mempunyai peranan yang sangat penting karena arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi dalam rangka melaksanakan kegiatan administrasi yang menyangkut perencanaan, penganalisaan, pengambilan keputusan, pengendalian dan pertanggungjawaban dalam menunjang kemajuan di bidang administrasi dan manajemen perkantoran (Wursanto, 1991: 5). Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini menyebabkan perubahan di segala aspek kehidupan, begitu pula pada arsip yang dahulunya merupakan arsip bermedia kertas namun sekarang berkembang menjadi arsip yang medianya tersaji dalam bentuk media baru seperti film, kaset, video, elektrik, CD, DVD, Fash disk, Hard disk, dan lain-lain. Saat ini banyak pihak yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan dokumen yang dimilikinya. Penggunaan media elektronik diharapkan dapat membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola arsipnya secara efektif dan efisien. Dengan menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan dan hemat. Maksud dari kecepatan disini adalah melalui penggunaan media elektronik maka proses pencarian, penemuan, pendistribusian dan pengolahan data dilakukan dalam waktu yang singkat. Maksud dari kemudahan penggunaan media elektronik adalah kemudahan dalam hal pencarian, pendistribusian dan pengolahan data, yang dimaksud hemat dalam penggunaan media elektronik bahwa bisa mengurangi tenaga, pikiran dan menghemat biaya dalam pengelolaan arsip. Dengan alasan tersebut maka pada masa sekarang banyak organisasi/instansi yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip, mulai dari yang sederhana sampai yang canggih. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) Universitas Diponegoro, adalah salah satu Sub Bagian di FMIPA Undip. Unit kerja ini mengelola arsip-arsip sebagai hasil akhir dari kegiatan administrasi. Salah satu jenis arsip yang dikelola adalah berkas beasiswa mahasiswa. Berkas beasiswa ini belum dilakukan secara elektronik. Oleh sebab itu penulis melakukan pembuatan program dengan menggunakan program Microsoft Visual FoxPro 9.0 yang bertujuan untuk menata, menyimpan data dan sebagai sarana temu balik elektronik apabila sewaktu-waktu berkas beasiswa tersebut digunakan kembali. Adapun permasalahan yang penulis bahas dalam laporan ini adalah sebagai berikut: 1. Bagaimanakah sistem penataan berkas beasiswa pada Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Diponegoro sebelum dan sesudah kerja praktik 2. Apa kendala-kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan penataan berkas beasiswa tersebut. 3. Solusi apakah yang dilakukan untuk mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut.