PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG/JASA SECARA ELEKTRONIK BERBASIS INTERNET (E-PROCUREMENT) (Studi Kasus Pengadaan Barang/Jasa di Universitas Diponegoro)

Abstract

ABSTRAKSI UNDIP merupakan salah satu Perguruan Tinggi Negeri terkemuka di Jawa Tengah. Pengadaan barang dan jasa menjadi salah satu kegiatan utama sebagai sarana tercapainya kegiatan belajar mengajar yang berkualitas. Proses pemilihan penyedia barang/jasa yang tepat membutuhkan proses yang cukup panjang dan rumit. Apalagi ditambah dengan sistem pelaksanaan pengadaan yang masih menggunakan metode konvensional. Keadaan tersebut tentunya semakin menambah ketidakefisienan dan ketidakefektifan dari segi waktu, tenaga dan biaya. Interaksi antar pihak-pihak yang terkait didalam proses sangat diutamakan sebagai salah satu proses transparansi. Belum terintegrasinya data maupun informasi selama proses lelang sehingga membutuhkan penginputan data secara berulang-ulang yang rawan menimbulkan kesalahan dan penyampaian data maupun informasi masih dalam bentuk hard copy proses tersebut tentunya cukup menyita waktu, tenaga dan biaya. Selain itu Belum terstandarisasinya proses penyusunan dokumentasi selama proses pengadaan, terstandarisasi disini dalam artian semua proyek/unit kerja dapat melakukan inputan data dan penyampaian informasi selama proses pelelangan dalam bentuk format sama dengan tujuan mempermudah dan mempercepat proses pengadaan dan proses pengontrolan atau pemeriksaan baik dilakukan oleh pihak UNDIP sendiri maupun oleh pihak luar yaitu BPK. Belum juga terciptanya proses monitoring yang efektif selama proses pengadaan. Perkembangan system dan teknologi informasi yang sedemikian cepat memberikan dampak yang cukup signifikan terhadap beberapa prinsip atau konsep manajemen yang telah ada. Solusi dengan adanya kondisi tersebut yaitu dengan memanfaatkan teknologi informasi yang sedang berkembang saat ini yaitu e-procurement. Penerapan e-procurement berguna sebagai solusi sistemik disamping semua proses-proses pengadaan di UNDIP. Dengan bantuan system informasi pengadaan barang/jasa yang berbasis internet diharapkan proses pengadaan di UNDIP menjadi lebih efektif dan efisien. Hasil rancangan sistem informasi dapat menyederhanakan proses terutama pada proses penilaian prakualifikasi, karena peserta tidak perlu memasukkan dokumen kualifikasi sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan dan dapat melakukan update data kualifikasi sebelum batas pemasukan berakhir. Proses pengadaan yang standar mulai dari setting inputan pelaksanaan pengadaan hingga dokumentasi proses pengadaan memberikan kemudahan bagi peserta, panitia dan PPK. Sistem ini dapat menciptakan integrasi data dan informasi yang akurat sehinga proses menjadi lebih efektif dan efisien. Monitoring proses pengadaan yang transparan, mudah dan cepat. Sehingga terjalin interaksi yang baik antar pihak-pihak yang terkait dalam pengadaan.