PERANCANGAN ULANG SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN UNTUK MEMINIMALISASI INEFISIENSI AKTIVITAS PADA DEPARTEMEN PERSONALIA

Abstract

PT. ScanCom Indonesia adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang outdoor furniture atau garden furniture. Perusahaan telah menggunakan sistem informasi di departemen personalia untuk menyimpan dan mengolah data yang berkaitan dengan pegawai. Sistem informasi yang telah digunakan oleh departemen personalia yaitu sistem informasi penggajian (Payroll) yang berbasis DOS dan sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) dimana berbasis sistem operasi Microsoft Windows. Departemen personalia memiliki peran penting dalam mengoptimalkan kinerja sumber daya yang dimiliki perusahaan. Pada awal berdiri, PT. ScanCom Indonesia hanya memiliki 200 pegawai namun saat ini jumlah tersebut telah mencapai 720 orang pegawai dengan rincian 500 pegawai kontrak dan 220 pegawai tetap. Namun, semakin besarnya jumlah pegawai yang dimiliki perusahaan tidak serta diimbangi dengan pengembangan sistem informasi penggajian yang ada, sehingga kemudian berpengaruh terhadap efisiensi kerja perusahaan, khususnya di departemen personalia. Permasalahan yang terjadi saat ini adalah prosedur penggajian yang dilaksanakan tidak berjalan dengan efisien sehingga aktivitas penggajian berjalan dalam waktu yang cukup lama. Sistem informasi penggajian masih bergantung kepada SISDM akan kebutuhan data-datanya oleh karena kedua sistem informasi tersebut masih menggunakan sistem basis data yang berbeda. Hal ini kemudian mengakibatkan terjadinya inefisiensi aktivitas yang memiliki dampak pada kelancaran dalam pelaksanaan aktivitas penggajian. Untuk mengatasi permasalahan tersebut maka perlu dilakukan perancangan ulang sistem informasi penggajian (Payroll) yang dapat terintegrasi dengan sistem informasi sumber daya manusia (SISDM). Teknik pengintegrasian yang dilakukan adalah dengan pengembangan basis data yang digunakan menjadi satu struktur basis data, sehingga sharing atau penggunaan bersama basis data tersebut dapat dilakukan. Dengan terintegrasinya kedua sistem tersebut, sistem penggajian dapat mengakses data secara langsung dari SISDM dan meminimalisasi terjadinya duplikasi data. Perancangan ulang sistem informasi pada akhirnya diharapkan dapat mempercepat aktivitas penggajian yang dilaksanakan oleh perusahaan.