ANALISIS KINERJA PENGELOLAAN BAGIAN KEARSIPAN PADA KANWIL BADAN PERTANAHAN NASIONAL PROVINSI JAWA TENGAH

Abstract

Penelitian ini ditujukan untuk mengetahui bagaimana kinerja pengelolaan bagian kearsipan pada Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Jawa Tengah, dan faktor-faktor apa yang mempengaruhinya. Adapun yang melatar belakangi dilakukan penelitian ini adalah, karena rata-rata pelayanan kearsipan baru terlayani 67,17 % setiap tahunnya dari permintaan data kearsipan. Dari permasalahan di atas, kemudian diidentifikasi masalah yang timbul, adalah buruknya kinerja pengelolaan kearsipan yang disebabkan oleh faktor; (a) tidak tertibnya sistem pengarsipan dokumen, (b) letak dan tempat arsip data berada pada beberapa tempat, (c) dalam pencarian dokumen tidak dapat dilakukan dengan mudah dan cepat, (d) tidak adanya petugas khusus( profesional) yang ditugaskan pada bagian kearsipan, (e) minimnya anggaran, sarana dan prasarana kearsipan, (f) tidak adanya bagian yang menangani data arsip dalam struktur organisasi. Dari identifikasi permasalahan organisasi tersebut, yang menjadi pokok permasalahan tersebut di atas adalah akibat dari tidak sistimatisnya sistim pengarsipan, kurang profesionalnya petugas kearsipan, minimnya anggaran dan sarana/prasarana dalam pelaksanaan kearsipan, serta tidak adanya petugas khusus yang menangani pengelolaan bagian kearsipan pada struktur organisasi. Tujuan penelitian, adalah untuk mengetahui faktor-faktor penyebab dari tidak sistimatisnya sistim pengarsipan, kurang profesionalnya petugas kearsipan, ketersediaan anggaran dan sarana/prasarana dalam pelaksanaan kearsipan, serta sejauh mana keterkaitan antara petugas khusus yang menangani pengelolaan bagian kearsipan dengan struktur organisasi yang ada. Adapun kegunaan penelitian ini secara teoritis untuk menguji pengaruh masing-masing variabel bebas, yaitu variabel sumber daya manusia, struktur organisasi, dan finansial terhadap kinerja pengelolaan bagian kearsipan (variabel terikat), sedang secara praktis diharapkan dapat bermanfaat sebagai bahan masukan dalam peningkatan kinerja pengelolaan kearsipan pada Kanwil BPN Provinsi Jawa Tengah. Teori yang digunakan dalam penelitian ini adalah, Teori Kinerja Organisasi oleh Jackson dan Morgan (2002), Rue and Byar (1981(dalam Keban, 2003)), Bernadin dan Russel (dikutib Jones 2000), Peter Jennergen (dalam Steers, 2003), dan Pamungkas (2000). Sedang Teori Pengukuran Kinerja Dalam Organisasi oleh Keban, 2003, Whittetaker (2001), LAN (2000), dan Lenvine (1990) (dalam Dwiyanto, 2002). Adapun Teori Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kinerja Organisasi oleh, Muljarto (2001), Higgins (2001) (dalam Salusu, 2001), Steers (2003), dan Joedono (2003). Dalam penelitian ini dikaji mengenai hubungan antar variabel, yakni variabel dependen adalah kinerja (Y) (dengan indikator variabel responsitas, responsibilitas, akuntabilitas, dan Efektivitas), Judul penelitian ini adalah “Analisis Kinerja Pengelolaan Bagian Kearsipan Pada Kanwil Badan Pertanahan Nasional Provinsi Jawa Tengah”, penelitian ini difokuskan pada hubungan kinerja pengelolaan bagian kearsipan dengan tiga faktor yang mempengaruhinya yaitu sumber daya manusia, struktur organisasi, dan finansial. Penelitian ini menggunakan tipe deskriptif , yaitu dimana penelitian ini memiliki tujuan menguji hipotesis untuk mengetahui ada tidaknya hubungan antara beberapa variabel bebas dengan variabel terikat yang ditentukan, dengan pendekatan kuantitatif yang bersifat menekankan pada pengujian teori-teori melalui pengukuran variabel-variabel penelitian dengan angka dan melakukan analisis data dengan penghitungan statistik. Instrumen penelitian adalah peneliti sendiri dengan menggunakan kuesioner dan dokumentasi sebagai instrumen pengumpulan data. Sedangkan teknik analisis data menggunakan statistik nonparametris dan agar dapat diperoleh hasil yang efektif dan akurat pada saat melakukan analisis korelasi antara variabel independen dan variabel dependen, dalam penelitian ini penulis menggunakan alat bantu komputer dengan program SPSS (Statistical Package for Social Sciences) setelah diperoleh data kedua variabel tersebut. Dalam penelitian yang dilakukan terhadap 54 responden, yaitu 19 responden pada Kanwil BPN Prov. Jateng, dan 35 responden yang berasal dari seluruh Kantor Pertanahan (35 kantor) Kabupaten/Kota diseluruh Jawa Tengah, dengan membagikan kuesioner yang berisi 26 pertanyaan yang bertujuan untuk mengetahui pendapat pegawai, apa yang mempengaruhi kinerja pengelolaan bagian kearsipan, maka setelah dilakukan penelitian dan dilakukan uji statistik yang didukung data-data kuantitatif, didapat pengaruh antara variabel-variabel dalam penelitian ini, serta dilakukan uji hipotesis antara sumber daya manusia, struktur organisasi dan finansial terhadap kinerja pengelolaan bagian kearsipan pada Kanwil Badan Pertanahan Nasional Provinsi Jawa Tengah. Untuk korelasi tunggal atau sederhana akan digunakan teknik statistik koefisien korelasi Rank Kendall Tau sedangkan uji korelasi berganda akan digunakan statistik koefisien konkordansi Kendall. Hasil penelitian menunjukkan bahwa kinerja pengelolaan bagian kearsipan pada Kanwil Badan Pertanahan Nasional Provinsi Jawa Tengah kurang baik, adapun yang mempengaruhi kinerja pengelolaan bagian kearsipan tersebut yaitu sumber daya manusia, struktur organisasi dan finansial. Dengan adanya pelatihan/pendidikan khusus tentang kearsipan serta didukung dengan peralatan yang modern maka petugas kearsipan secara proaktif akan bisa melakukan pengelolaan kearsipan secara baik dan teratur, diidentifikasikan dari permasalahan yang menghambat pelaksanaan kinerja pengelolaan bagian kearsipan, yaitu : rendahnya sumber daya manusia, tidak adanya bagian/seksi kearsipan pada struktur organisasi, kurangnya finansial/anggaran untuk sarana prasarana yang belum memadai. Hal ini disebabkan oleh, pertama : faktor Sumber daya manusia yaitu tidak adanya pelatihan dan pendidikan khusus ataupun diklat khusus tentang kearsipan, Kedua : faktor Struktur organisasi, yaitu tidak ada struktur (bagian/seksi) yang secara tersendiri menangani bagian ini, sehingga tidak ada petugas atau pejabat fungsional arsiparis yang ditugasi khusus untuk mengurus tentang pengelolaan kearsipan, Ketiga : faktor Finansial yaitu tidak adanya (minimnya) anggaran untuk melaksanakan pengelolaan kearsipan. Sesuai dengan Keputusan Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor : 1 Tahun 1989 dan Keputusan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor : 4 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah dan Kantor Pertanahan, nampak jelas bahwa tidak terdapat struktur organisasi yang menunjukkan bagian kearsipan, sehingga tidak ada petugas atau pejabat fungsional arsiparis yang ditugasi untuk mengurus arsip. Sehingga kinerja pengelolaan bagian kearsipan tidak dapat diterapkan sesuai yang diinginkan. Adapun saran atau rekomendasi kebijakan untuk meningkatkan Kinerja Pengelolaan Bagian Kearsipan Pada Kanwil Badan Pertanahan Nasional Provinsi Jawa Tengah, yaitu : 1. Kanwil Badan Pertanahan Nasional Provinsi Jawa Tengah perlu secepatnya menata perangkat peraturan (termasuk usulan revisi peraturan kearsipan ke BPN Pusat), dan penegakan hukum dalam rangka pengelolaan bagian kearsipan. 2. Perlunya penataan kelembagaan pengelolaan bagian kearsipan, termasuk pengusulan perubahan struktur organisasi Kanwil Badan Pertanahan Nasional Provinsi Jawa Tengah (Kep. Ka.BPN-RI Nomor: 4 Tahun 2006) ke Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia (BPN Pusat), serta memperbaiki managemennya.