PENYELENGARAAN EVENT MODIF STATION 2009

Abstract

Penyelengaraan event merupakan salah satu alat dalam komunikasi pemasaran. Penyelenggaraan event sebagai salah satu alat dalam bauran komunikasi pemasaran mulai dilirik oleh perusahaan-perusahaan dalam melakukan promosi atas produk barang atau jasa mereka. Penyelengaraan event bisa dilakukan oleh perusahaan itu sendiri ataupun dalam bentuk kerjasama sponsorship. Penyelengaran event memiliki pengaruh yang besar karena keterlibatan target audience didalamnya. Keunggulan dari penggunaan alat komunikasi pemasaran melalui penyelengaraan event antara lain dapat berinteraksi langsung dengan target audience, memperkenalkan citra perusahaan dengan produknya secara langsung, menciptakan pengalaman (experience) dari event yang dilaksanakan dengan melibatkan mood dan emosi target audience, dapat digunakan sebagai sarana kegiatan CSR perusahaan, konsumen yang hadir di sebuah event dapat mendorong penyebaran aktivitas Word of Mouth kepada orang-orang sekitarnya, serta event menjadi sarana edukasi tentang produk ke masyarakat Menelaah penyelengaraan event sebagai alat promosi, tim berencana menyelengarakan event yang mempunyai tujuan komunikasi untuk meningkatkan awareness masyarakat terhadap jurusan Ilmu Komunikasi, Fisip, Undip. Dalam event ini melibatkan sponsor, dimana timbal balik yang akan diperoleh bagi sponsor adalah meningkatkan brand awareness, meningkatkan pengertahuan masyarakat (knowledge) terhadap produk sponsor serta merangsang penjualan (sales). Event dengan nama Modif Station 2009 berusaha mewujudkan tujuan penyelengaraan event yang dilaksanakan dengan menggandeng komunitas tertentu. Modif Station 2009 merupakan event yang menggabungkan 3 macam lomba yaitu lomba modifikasi motor, lomba fotografi dan lomba dance dimana ada promosi yang tinggi terhadap jurusan ilmu komunikasi, Fisip, Undip. Pelaksanaan event secara keseluruhan bisa dikatakan sukses, untuk lomba modifikasi motor diikuti oleh 66 peserta dengan 76 kelas lomba. Untuk lomba fotografi diikuti oleh 28 peserta sedangkan untuk dance competition diikuti oleh 8 kelompok.Sponsor yang terlibat dalam event ini antara lain ASTRA Honda Motor, AXIS, Coca Cola, Omah Ngeprint, Kedai Digital, Green Java Digital Printing, Hotel Grasia dan media partner (Ototrend, TRAX FM,TVKU) dan para penyewa stand Peran Manajer Produksi bertugas mendukung tim kreatif dalam pengumpulan data yang diperlukan dalam pembuatan konsep sebuah event. Ia harus gesit, aktif, berstamina prima, menguasai teknis acara, menyiapkan dan mengatur semua kebutuhan acara, mulai dari venue, panggung, tata suara, tata cahaya, perijinan, keamanan, konsumsi, dan sebagainya. Pada proses ini, ia akan menjadi pihak yang mengoordinasi semua vendor dan supplier, juga bertindak sebagai pengawas saat proses produksi dan saat event berlangsung, mulai dari pemasangan (load-in) perlengkapan di tempat, pemasangan dan pendekoran panggung serta berbagai perlengkapan lain, hingga akhirnya pembongkaran (load out). Dalam Modif Station 2009 Manajer Produksi juga menjalankan fungsi Marketing bertanggung jawab kepada Manajer Marketing, membuat rundown event secara keseluruhan bertanggung jawab kepada Program Director, Menyusun anggaran event secara keseluruhan berperan sebagai Kru Keuangan, dan membantu Proses Publikasi (Pemasangan poster dan Penyebaran brosur) bertanggung jawab kepada Manajer marketing kommunikasi. Indikator keberhasilan event diukur dari 4 indikator yaitu tingkat kepuasan; junlah partisipan; peroide waktu serta budgetting. Tingkat kepuasan di ukur dari tingkat kepuasan peserta lomba; pengunjung, sponsor serta penyewa stand. Sedangkan jumlah partisipan diukur dari jumlah peserta lomba dan jumlah pengunjung modif station 2009